Z TM1 będziesz miał więcej czasu na analizę i inne wartościowe działania bez konieczności rezygnacji z Excela. Cubewise will show you how.
Zrobione za zgodą 17 kwietnia 2020 r. Post Apliqo bloga
1- Skupienie się na faktach
Zrozumienie faktów i danych kryjących się za COVID-19 jest niezwykle ważne, aby pomóc Ci zrozumieć pandemię i odpowiednio ją zaplanować.
Niestety, w czasach kryzysu utrzymanie jasności umysłu i skupienie się na faktach może być trudne. Aby pomóc Ci uzyskać jasność co do pandemii COVID-19 (i każdego innego kryzysu, z którym Twoja firma może zetknąć się w przyszłości), zalecamy zebranie arkuszy informacyjnych/biurek informacyjnych, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć skalę kryzysu.
W przypadku COVID-19 oczywistym punktem wyjścia jest śledzenie potwierdzonych przypadków wirusa w Twoim kraju i innych krajach, w których prowadzisz działalność. Pamiętaj, aby rozbić te liczby na poszczególne stany/regiony, aby uzyskać wyraźniejszy obraz tego, jak zlokalizowany jest wirus i jak może on wpłynąć na Twoją działalność.
Należy jednak pamiętać, że wiele z tych liczb to wskaźniki zapóźnienia. Oznacza to, że nie dają one wglądu w to, co dzieje się obecnie, ani co prawdopodobnie wydarzy się w przyszłości. Niestety, w przypadku COVID-19 i większości sytuacji kryzysowych, niepewność jest jedyną pewnością.
2- Planowanie oparte na scenariuszach
Jako specjaliści od finansów, jednym z naszych największych wyzwań jest pomoc organizacjom w przygotowaniu się na przyszłość. Niestety, nawet największe działy finansowe wciąż nie są wyposażone w kryształowe kule, które pozwoliłyby nam zobaczyć 3, 6 lub 12 miesięcy wcześniej.
Większość tradycyjnych planów finansowych opiera się na prognozie jednopunktowej. Analiza trendów, stanowiąca podstawę tradycyjnego prognozowania, opiera się na przykład na założeniu, że przyszłość prawdopodobnie będzie wyglądać jak przeszłość.
Tego rodzaju planowanie finansowe ma niezliczoną ilość pułapek; jest stronnicze i ignoruje niepewność; opiera się na dziesiątkach krytycznych założeń (wiele z nich jest zakopanych w formułach Excel), daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa i zachęca do grupowego myślenia o podejmowaniu decyzji.
Tam właśnie pojawia się planowanie scenariuszy: "Ludzki umysł ma trudności z podejmowaniem decyzji związanych z niepewnością. Planowanie według scenariuszy jest narzędziem, które pomaga nam w podejmowaniu uporządkowanych decyzji w niepewnych sytuacjach" - mówi Jack Alexander. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod planowania, analiza scenariuszy pozwala nam zrozumieć, w jaki sposób w pewnych okolicznościach wpłynie to na naszą firmę.
Budżety i inne tradycyjne plany strategiczne w twoim arsenale finansowym zazwyczaj działają poprzez skupienie się na zmianach w pojedynczych metrykach, takich jak przychody, koszty produkcji czy przepływy pieniężne. Z drugiej strony, analiza scenariuszy działa poprzez nakreślenie szczegółowych scenariuszy i próbuje namalować bardziej kompleksowy obraz tego, jak każdy z nich wpłynie na kluczowe czynniki napędzające Twoją firmę.
"W przypadku rozważania recesji, na przykład, analiza scenariusza uwzględniałaby wpływ recesji na wiele zmiennych, takich jak jednostkowy wolumen, ceny, obrót kapitału ludzkiego, wynagrodzenia i inne", mówi Jack Alexander.
W ten sposób analiza scenariuszy daje znacznie głębszy wgląd w wyniki Twojej firmy i to, jak mogą na nie wpływać złożone, rzeczywiste sytuacje.
Na przykład w ramach pandemii COVID-19 Stany Zjednoczone mogą stanąć w obliczu recesji (jak ma to miejsce w wielu innych regionach, które do tej pory cieszyły się stałym, powolnym wzrostem gospodarczym). Planowanie scenariuszowe pozwala nam na opracowanie planu, w jaki sposób recesja wpłynie na kluczowe czynniki napędzające naszą firmę, takie jak wielkość jednostkowa, ceny, konkurencja, obroty kapitału ludzkiego, łańcuchy dostaw, wynagrodzenia i wiele innych. W odróżnieniu od innych metodologii planowania, analiza scenariuszy pozwala nam przewidzieć całkowity wpływ, jaki dany scenariusz będzie miał na naszą firmę.
Krótko mówiąc, etapy udanej analizy scenariusza obejmują:
- Identyfikacja kluczowych założeń leżących u podstaw naszych prognoz i rozliczeń, przedstawiając je w solidnym modelu planowania.
- Opracowanie podstawowego przypadku.
- Identyfikacja i modelowanie około 3-7 alternatywnych scenariuszy i oszacowanie ich prawdopodobieństwa.
- Monitorowanie krytycznych założeń wymienionych w kroku 1 za pomocą tablicy rozdzielczej.
- Zawężanie i udoskonalanie scenariuszy w miarę rozwoju wydarzeń.
Najlepsze praktyki w zakresie włączania analizy scenariuszy do procesów planowania.
Włączenie analizy scenariuszy do planowania jest niezbędne. Jednak dla planistów finansowych zrozumienie, w jaki sposób właściwie wdrożyć tę strategię, może być dużym wyzwaniem.
Dobrze jest przeprowadzić burzę mózgów na kilka potencjalnych scenariuszy, ale skąd wiesz, które z nich są rzeczywiście skoncentrowane i jak się do nich odpowiednio przygotować?
Cóż, zalecamy zacząć od podstawy. Może to być scenariusz, który wydaje się najbardziej prawdopodobny w oparciu o analizę trendu. Upewnij się, że jasno określisz kluczowe założenia leżące u podstaw tej prognozy, a także nakreślisz, w jaki sposób wpłynie ona na wszystkie kluczowe czynniki wpływające na Twoją firmę.
Dalej, będziesz chciał zacząć burzę mózgów od innych potencjalnych scenariuszy. Aby to zrobić, warto współpracować z multidyscyplinarnym zespołem ludzi, a nie tylko z członkami zespołu finansowego Twojej firmy.
Dla każdego z tych nowych scenariuszy, będziesz chciał:
- Przedstawić jasny opis zdarzenia i prawdopodobieństwo jego wystąpienia.
- Podkreśl wpływ, jaki scenariusz będzie miał na kluczowe czynniki wpływające na Twoją firmę.
- Wymień kilka kluczowych wskaźników zaistniałego zdarzenia.
- Zaznaczyć wyraźne zdarzenie wyzwalające, które oznacza, że zdarzenie ma nastąpić.
Stamtąd Ty i Twój zespół będziecie chcieli przygotować szczegółowe odpowiedzi zarządcze dla każdego scenariusza. Istotne jest, aby dla każdego z tych scenariuszy nakreślić, jakie działania powinna podjąć Twoja firma przed, po i w czasie zdarzenia wyzwalającego.
Pamiętaj, że prawdopodobnie nie brakuje scenariuszy, które ty i twój zespół możecie wymyślić. Aby zmaksymalizować swoje zasoby, niektórzy eksperci FPA sugerują średnim firmom trzymać się burzy mózgów tylko 3-4 scenariusze. Z drugiej strony, Shell zachęca liderów do rozciągania swojego myślenia, a nawet rozważania scenariuszy, które mogą wydawać się możliwe tylko na odległość.
Uważamy, że liczba scenariuszy, do których się Państwo przygotowują, zależy w dużej mierze od wielkości Państwa organizacji, jej zakresu i zasobów. Ogólnie rzecz biorąc, zalecamy poświęcenie mniejszej ilości czasu na najlepsze i najgorsze scenariusze, ponieważ są one zazwyczaj bardzo oczywiste i nie zachęcają Twojego zespołu do nieszablonowego myślenia.
3- Pamiętaj, że "Gotówka jest królem"
"Przepływy pieniężne są podstawą tworzenia wartości i paliwem do prowadzenia i rozwijania biznesu", mówi Jack. W czasach kryzysu zrozumienie dynamiki przepływów pieniężnych w Twojej firmie i określenie sposobów ich zachowania jest niezbędne.
Zasadniczo istnieją dwa sposoby monitorowania przepływów pieniężnych, a Twoja firma musi opanować oba:
- Pośrednie prognozy pieniężne, choć nie są idealne do zarządzania krótkoterminowymi przepływami pieniężnymi w czasach kryzysu, są niezbędnym narzędziem do komunikacji z zewnętrznymi interesariuszami, inwestorami lub bankami, zwłaszcza jeśli chcesz zwiększyć linię kredytową.
- Bezpośrednie projekcje pieniężne są świetne do zarządzania i oceny krótkoterminowych przepływów pieniężnych. Zapewniają one bogaty wgląd w przepływy pieniężne w Twojej firmie i sposoby na jego poprawę. Zestawienia bezpośrednich przepływów pieniężnych są również niezwykle intuicyjne i zdecydowanie przypominają sposób zarządzania finansami osobistymi lub bilansami.
Poza tymi przewidywaniami, Twój zespół finansowy będzie musiał również uważnie śledzić Twój kapitał obrotowy (który prawie zawsze jest napędzany przez wpłaty i wypłaty gotówkowe) i ustalać szacunki dla Twoich potrzeb płynnościowych. Co ważniejsze, Jack zaleca również oszacowanie wpływu kryzysu takiego jak COVID-19 na przychody Twojej firmy.
"Nawet w dobrych czasach, dokładne oszacowanie przychodów jest bardzo trudne", mówi Jack. Aby uzyskać wyraźniejszy obraz tego, w jaki sposób kryzys taki jak Coronavirus wpłynie na przychody Twojej firmy, pomyśl o charakterze Twojej usługi lub produktu, sposobach jego dystrybucji oraz o tym, w jaki sposób może wpłynąć (pozytywnie lub negatywnie) na jego sprzedaż w każdym z Twoich scenariuszy.
