Un processus de gestion de la performance, c'est rassembler l'ensemble des éléments qui influent sur votre business de manière logique. Ou du moins, ça devrait l'être.
Des petites aux grandes organisations, des plus simples aux plus complexes, chaque entreprise requiert un processus de gestion de la performance efficace. Au quotidien, vous devez comprendre comment et pourquoi votre business varie.
Excel et les tableurs en général sont souvent le premier outil vers lequel une entreprise se tourne pour gérer son processus de planning et de reporting. Mais les limites sont vite atteintes, surtout au vu du nombre de contributeurs, de la quantité de données à traiter, du grand nombre de sources de données, de la complexité des calculs, sans parler de la visualisation des données (graphes...). Et ne pensons même pas à l'aspect sécurité et flexibilité.
Le pilotage de la performance doit se faire en ne s'appuyant que sur les indicateurs pertinents de votre activité. Le processus doit permettre aux personnes clés de pouvoir contribuer en intégrant leurs hypothèses. Le contexte des entreprises étant en continue mouvement, le processus de pilotage doit pouvoir être adapté très facilement.
Certaines entreprises disposant d'un ERP comme outil commun dans leur organisation sont tentées d'utiliser celui-ci comme outil de pilotage. Ces outils vont être d'une grande efficacité pour toutes les opérations transactionnelles récurrentes. Par contre, pour un processus qui demande une flexibilité permettant une modélisation propre à l'entreprise, les systèmes ERP ne sont définitivement pas l'outil adapté, en dépit du positionnement que certains essaient de leur donner.
Une autre difficulté très commune dans le processus de pilotage de nombreuses entreprises, c'est le manque de collaboration du processus. Et c'est un problème sérieux.
En effet, les opérationnels disposent généralement de leur propre modèle pour leur partie comme la chaîne d'approvisionnement, le plan de production, les stratégies de distribution, l'optimisation des stocks, la prévision des ventes, la planification des ressources humaines etc. Le département Finance se trouve au milieu de cette organisation et tente de rassembler les données des différents départements.
Chaque département travaille sur son planning dans son coin, créant ainsi sa propre vision de la réalité et ses prévisions dans des modèles Excel fonctionnant en silo. L'organisation étant une entité vivante, dépendant de toutes ses composantes pour coexister et interagir, tous ces modèles de planification devraient logiquement être liés et s'informer les uns les autres.
L'outil de pilotage de la performance ultime est un modèle de planification transverse à toute l'organisation. L'objectif final étant de parvenir à une intégration à minima des principaux flux ayant un impact sur le résultat global. Et Excel se heurtera très vite à des limites pour réaliser ceci.
Aimer Excel et exploiter
la puissance des interfaces web
Une grande partie du succès de TM1 tient à son add-in Excel
En ayant la possibilité d'utiliser Excel comme interface pour accéder à un modèle robuste basé sur des cubes, vous pouvez, littéralement, dépasser les limites inhérentes à la modélisation Excel.
Les utilisateurs de TM1 apprécient le fait de pouvoir travailler dans Excel, tout en s'appuyant sur des données et une logique fiables et centralisées.
Les utilisateurs peuvent également se servir d'Excel comme interface de saisie et envoyer leur données automatiquement à TM1.
TM1 n'est pas uniquement un simple plug-in Excel.
Au cours des dernières années, nous avons assisté à l'arrivée d'interfaces utilisateur basées sur le web.
Elles offrent une expérience utilisateur incomparable que ce soit en terme de saisie de données, mais évidemment surtout en visualisation.
Apliqo UX et Planning Analytics Workspace (PAW) sont définitivement les interfaces de choix et aux utilisateurs un niveau de convivialité, de liberté et de sécurité incomparable.
Un business n'est jamais simple.
En premier lieu, il s'agit d'analyser, de comprendre et de modéliser la complexité de l'activité de votre entreprise.
L'une des pierres angulaires de tout processus de pilotage de la performance est la prise de conscience que la réalité des affaires s'accompagne d'une "d'un niveau de complexité nécessaire".
Vouloir simplifier un exercice de planification, c'est prendre le risque d'écarter des éléments clés qui ont un impact réel sur votre entreprise, ce qui entraîne un risque de modèle non adapté.
Par exemple, planifier les ventes sans tenir compte des différences entre les canaux de distribution, calculer les coûts salariaux sans tenir compte des variations propres à chaque pays, ne pas utiliser de modèles de coûts plus détaillés et ne pas faire apparaître certaines catégories de frais généraux ayant un poids important...
Analyser la complexité de l'activité de votre entreprise est la seule façon de parvenir à un plan fiable et durable.
La ligne est mince, mais il y a une différence entre la complexité et le fait que les choses soient compliquées.
Nous cherchons à trouver des moyens d'automatiser les activités compliquées, telles que le traitement de grands ensembles de données, l'exécution de longs calculs séquentiels comme les allocations, ou la réalisation d'ajustements de type "top down" par exemple.
En même temps, certaines complications peuvent être évitées, comme la planification à un niveau de détail inutilement bas ou la mise en place d'un système répartition des coûts de fonctionnement complexe et sans réelle valeur ajoutée.
La question clé sera de comprendre quels sont les indicateurs, les calculs et le niveau de complexité qui aident à analyser et gérer l'activité de votre entreprise.
Appropriez-vous la complexité nécessaire et séparez-vous des éléments inutiles ou automatisez les éléments complexes nécessaires mais avec peu ou pas de valeur ajoutée.
Transparence
Le fait de disposer d'un système de planification solide tel que le TM1, apportera une certaine tranquillité d'esprit grâce à la transparence de l'outil.
Il est possible de tracer chaque chiffre en sachant qui l'a introduit ou sur base de quel indicateur il est calculé.
Les règles de gestion (règles de calcul) sont stockées de manière centralisée, s'appliquent partout et ont été validées au préalable.
Il existe une "source unique de la vérité" et, grâce au traitement immédiat de toutes les données, tout le monde a la certitude de consulter la dernière version des chiffres.
Flexibilité
Le changement est la seule constante, et pour le pilotage de la performance, c'est encore plus vrai.
Il n'y a pas deux exercices de planification identiques. Les dirigeants changent et ont des idées différentes, les clients changent, la concurrence change, les conditions du marché évoluent, une crise survient, de nouvelles lignes de produits sont lancées, ...
Tout système de planification doit permettre une flexibilité telle qu'à n'importe quel moment des changements peuvent être facilement appliqués.
TM1 permet de revoir très facilement une partie ou l'entièreté d'un modèle de planification ou de reporting. Ceci permettra de s'assurer d'être toujours en adéquation avec la réalité du contexte de votre entreprise.
Collaboration
Tout système de planification nécessitera de la collaboration. Au lieu de s'envoyer des tonnes de fichiers, un système central recueillera les données des utilisateurs, par le biais d'une interface facile à utiliser et clair.
TM1 permet une approche séquentielle (workflow) et sécurisée de manière à permettre aux utilisateurs de contribuer de façon à atteindre le résultat final sous la forme attendue.
Tous les utilisateurs ont la possibilité de saisir leurs données simultanément, ce qui permet d'actualiser instantanément les résultats consolidés globaux, tout en maintenant la transparence et des calculs performants. TM1 l'outil reconnu pour sa capacité à offrir ces fonctionnalités qui font partie depuis toujours de sa valeur ajoutée et de son succès.
Orientation cellule
TM1 dispose d'une caractéristique essentielle commune aux feuilles de calcul, qui en fait l'extension idéale d'Excel : l'orientation cellule. Tout comme dans Excel, le résultat d'une cellule (ou croisement de données) peut être fonction de n'importe quelle autre cellule. Ceci rend les possibilités de création de calculs infinies comparativement à n'importe quel autre outil.
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