Nie jesteś sam. Wiele firm wykorzystuje Excela do działań wykraczających poza jego możliwości, np. do planowania, analizowania, raportowania i wymiany informacji w firmie. Mamy rozwiązanie, które pozwoli na dalsze korzystanie z Excela, bez obawy na jego ograniczenia.
Arkusze kalkulacyjne są darem niebios. Porządkują nasze myśli w logiczny, analityczny sposób. Jednak tak jak w przypadku wielu rzeczy w życiu, sztuka polega na poznaniu różnicy między tym, co można zrobić, a tym, co powinno się zrobić.
W przypadku arkusza wszelkie obliczenia, sumy i porównania, które przychodzą na myśl, są natychmiast widoczne, prawdziwe i dokładne, gdy tylko liczby zaczną pojawiać się w tych białych komórkach.
Wszyscy doceniamy możliwości Excela w naszej codziennej pracy.
Tworzymy w Excelu, zarówno proste arkusze do obliczeń, jak i skomplikowane arcydzieła z pomocą vlookup-ów/indeksów/tablic.
I nie ma absolutnie nic złego w tym sposobie modelowania w Excelu, pod warunkiem, że jest on przeznaczony do doraźnych zrzutów i szybkich obliczeń.
Ale Excel nie jest bazą danych i dlatego nie może (i nie powinien) być narzędziem do modelowania, planowania, raportowania i do BI w całej firmie.
Jak model Excela może w pięć dni rozpętać burzę
(przesuń w prawo, by zobaczyć znajomą historię)
Słoneczny poniedziałek
Wszystko zaczęło się pięknie, w ten wspaniały poniedziałkowy poranek, kiedy zadziwiłeś wszystkich, pokazując swój arkusz z danymi.
Po spotkaniu unosząc się kilka centymetrów nad ziemią, wychodzisz dumnie z sali niczym Król liczb i wtedy czujesz klepnięcie w ramię...
Kolega pyta, czy mógłbyś zrobić to samo obliczenie dla jego działu, ponieważ imponuje mu twoja znajomość Excela, a wyniki na pewno będą istotne dla jego działań.
Świetny plan!
Dodatkowy wysiłek związany ze stworzeniem tego samego raportu dla dwóch działów jest minimalny.
Pochmurny wtorek
We wtorek rano przy ekspresie do kawy spotykasz jeszcze dwóch kolegów, którzy słyszeli oczywiście o twojej życzliwości i teraz proszą o raporty, dodając do listy dwa kolejne działy.
Pod koniec dnia uśmiechasz się, pękając z dumy. Jesteś przekonany, że uczyniłeś tę firmę lepszym miejscem, dostarczając każdemu własny raport - własne źródło informacji.
Ponura środa
Na spotkaniu zarządu zaczynasz zauważać, że jest tego dużo więcej niż się spodziewałeś.
Po długiej dyskusji na temat układu i kolorów użytych w arkuszu wydaje się, że podsumowanie nie obejmuje wszystkich działów i widać dwa różne układy raportów.
Nawiasem mówiąc, idealnie byłoby gdyby liczby pokazywane były w lokalnej walucie, ale oczywiście jest to tylko kolejna tabela przestawna na górze tabeli wyszukiwania walut.
Deszczowy czwartek
Zdajesz sobie sprawę, że powinieneś był zostać w łóżku..
Ten mały błąd w obliczeniach w formule INDEX pomieszał liczby dla dwóch działów i teraz wszyscy wątpią, czy zasłużyłeś na miano superbohatera - boga arkuszy kalkulacyjnych.
Podczas naprawiania błędów obliczeniowych twój kolega zwraca uwagę, że były pewne spóźnione zapisy do księgi i nie możesz zapomnieć o ponownym uruchomieniu całego zestawu raportów, ponieważ nie mógł ci powiedzieć na pewno, które zmiany mogą mieć wpływ na wynik.
Niektóre dane z prognozy również uległy zmianie w świetle twoich niesamowitych spostrzeżeń, a zespół sprzedaży prześle swoje dane do raportu do godziny 17:00, abyś mógł zaktualizować pliki w piątek.
Ścigając ostatniego z nich w czwartek wieczorem o 22:00, z ulgą wysyłasz końcowy raport, gotowy na spotkanie zarządu.
Burzliwy Piątek
Piątek to nie jest słoneczny dzień.
Z uczuciem satysfakcji, że udało ci się dostarczyć raport, pewnie wchodzisz do sali konferencyjnej.
Na stołach leżą wydrukowane egzemplarze raportów. Tabele wypełnione czarno-białymi, niektóre z egzotycznym wykresem... Hej, najwyraźniej nie dostosowałeś ustawień drukowania na niektórych zakładkach i wyszły zbyt małe lub zostały rozłożone na zbyt wielu stronach.
To tylko drobiazgi. Zacznijmy spotkanie.
Dział numer 1 komentuje wynik, obwinia kilku sprzedawców, ufa prognozie i docenia twoją pracę.
Kierownik sprzedaży działu numer 2 zaczyna szybko, ale zatrzymuje się w połowie zdania z przerażającymi słowami "te liczby są błędne".
Najwyraźniej dwóch przedstawicieli handlowych zmieniło swoją prognozę po przesłaniu jej do ciebie i wysłało ją tylko do swojego menedżera. To oczywiście nie twoja wina, ale nie ma sensu kontynuować dyskusji na temat działu numer 2.
Gdyby nie kolejny raport, w którym z jakiegoś powodu zabrakło wszystkich kosztów, a wartości zostały omyłkowo przeliczone na niewłaściwą walutę, ludzie mogliby ci wybaczyć wyświetlanie liczb ze zbyt dużą ilością miejsc po przecinku.
Ale fakt, że zapomniałeś przeciągnąć w dół formułę WYSZUKAJ.PIONOWO, naprawdę zepchnął cię do obrony przy obliczaniu wynagrodzenia.
Kiedy ludzie opuszczają salę, słyszysz siebie obiecującego przesłać zaktualizowaną wersję raportów do poniedziałku.
Twój kolega szybko zbiera wszystkie wydrukowane raporty dla czwórki swoich dzieci, by miały na czym rysować.
Zazwyczaj zaczyna się od kilku świetnych pomysłów i mnóstwa dobrych intencji. Łączysz liczby z różnych źródeł, pomagasz kolegom, biorąc pod uwagę życzenia wszystkich i uwagi z niezliczonych arkuszy. I sytuacja bardzo szybko się komplikuje, ponieważ dochodzi do niekończącego się namnażania i rozrastania arkuszy.
To nazywamy piekłem Excela.
Ono naprawdę istnieje. A ty właśnie się w nim znalazłeś.
Nie martw się. Byliśmy tam. Poniżej przeczytasz, jak się z niego wydostać.
TM1 zwiększa elastyczność Excela i eliminuje jego ograniczenia, nie tracąc jego zalet. Sprawdź sam.
To wszystko wydaje Ci się zbyt skomplikowane?
Skontaktuj się z nami - niezależnie od tego, gdzie się właśnie znajdujesz, prawdopodobnie jesteśmy całkiem blisko i mówimy w twoim języku.
Skontaktuj się z nami
