Vous n'êtes pas seul. Bon nombre d'entreprises utilisent Excel pour la planification, l'analyse ou le reporting, mais finissent pas atteindre les limites de l'outil avec tous les problèmes que ça entraîne. Nous avons la solution qui vous permettra de sécuriser votre processus de gestion de la performance.
Grâce à sa facilité d'utilisation, les tableurs sont l'outil de prédilection de bon nombre d'entreprises. Par contre, le piège consiste à savoir si c'est l'outil adéquat en fonction de notre besoin.
Grâce au tableur, n'importe quel calcul, somme ou comparaison est immédiat, réel et précis, et ce au fur et à mesure que les chiffres sont introduits.
Nous avons tous adopté la puissance d'Excel dans notre travail quotidien.
Nous avons tous construit des modèles Excel qui vont de simples feuilles de calculs à des tableaux avec des formules complexes et de nombreux liens.
Et c'est parfait, ça marche...tant qu'on reste sur des choses simples.
Mais Excel n'est pas une base de données et ne peut donc pas (et ne devrait pas) être l'outil utilisé dans une organisation pour gérer le processus de gestion de la performance.
Excel, le chaos en cinq jours. Une histoire familière.
Un Lundi ensoleillé
Tout a si bien commencé ce matin, vous avez étonné tout le monde avec les informations que vous avez présentées depuis votre tableur.
Après la réunion, un collègue vous tape sur l'épaule...
Pouvez-vous faire le même calcul pour son entité ? Vos compétences en matière d'Excel semblent être hors du commun, et les chiffres que vous avez produits pourraient être tout aussi instructifs pour son activité.
Marché conclu !
L'effort supplémentaire que représente l'exécution du même rapport pour deux entités paraît minime.
Mardi...couvert
A la machine à café, 2 autres collègues ont entendu parler de votre gentillesse. Vous ajoutez dès lors 2 autres entités de reporting à votre liste
À la fin de la journée, vous êtes content et fier. Vous avez fait de cette entreprise un endroit meilleur, en offrant à chacun sa propre version de la vérité.
Mercredi...nuageux
Pendant le comité de direction, vous avez commencé à vous rendre compte que l'on vous en demande encore plus.
Après une longue discussion sur la mise en page et les couleurs utilisées dans la feuille de calcul ; l'onglet résumé ne semble pas satisfaire toutes les entités. Ainsi, deux mises en page différentes voient le jour.
De plus, tous les chiffres devraient idéalement être également disponibles en devise locale, mais bien sûr, il ne s'agit là que d'un tableau croisé dynamique à ajouter au tableau des devises
Jeudi...pluvieux
Un jour sans…vous auriez dû rester au lit.
Cette petite erreur de calcul dans la formule INDEX a faussé les chiffres pour 2 entités ce qui a fait douter tout le monde.
Tout en corrigeant les erreurs de calcul, votre collègue souligne qu'il y a eu des écritures en retard. Et que vous devriez vous assurer de ne pas oublier de réexécuter l'ensemble des rapports, car il ne peut vous dire avec certitude quelles sont les entités ayant pu impacter les chiffres.
Certaines des données prévisionnelles ayant également changé à la lumière de nouvelles informations, l'équipe commerciale devait envoyer ses données pour votre rapport avant 17h, juste à temps pour que vous puissiez mettre à jour les fichiers pour vendredi.
Après avoir obtenu les dernières données jeudi soir à 22h, vous appuyez avec soulagement sur le bouton d'envoi du rapport final, prêt pour la réunion du conseil d'administration.
Vendredi...orageux
Vendredi n'est vraiment pas un jour ensoleillé
Avec un sentiment de satisfaction de la tâche accomplie, même après une longue nuit, vous entrez en toute confiance dans la salle de réunion.
Des exemplaires imprimés des rapports sont disponibles pour discussion. Des tableaux remplis de noir et de blanc, certains avec un graphique pour "égayer" un peu les choses... Cependant, vous n'avez pas réussi à ajuster la configuration d'impression sur certains des onglets ; par conséquent ils sont sortis beaucoup trop petits ou sont répartis sur trop de pages.
Problèmes mineurs néanmoins, commençons la réunion.
L'entité 1 commente le résultat, "secoue" quelques commerciaux, a l'air confiante quant à la prévision, et manifeste sa satisfaction quant à votre travail de préparation.
Le Directeur commercial de l'entité 2 commence par ces mots redoutables : "ces chiffres ne sont pas corrects"
Apparemment, deux des commerciaux ont modifié leur prévision après vous l'avoir soumise, et ne l'ont envoyée qu'à leur responsable. Ce n'est évidemment pas votre faute, mais il est inutile d'aller plus loin.
S'il n'y avait pas eu l'unité suivante, où, pour une raison quelconque, tous les coûts ont disparu et les valeurs ont été converties par erreur dans la mauvaise devise, les gens vous auraient peut-être pardonné d'avoir affiché les chiffres avec trop de décimales.
Mais le fait que vous ayez oublié de copier ces calculs de RECHERCHEV, vous a vraiment poussé à vous défendre sur les calculs de salaire.
Lorsque les gens quittent la réunion, vous vous entendez promettre une version actualisée des rapports d'ici lundi matin.
Votre collègue, père de 4 jeunes enfants, rassemble rapidement tous les rapports imprimés pour que ses enfants réalisent des dessins au dos des papiers…
Nous savons tous que cela commence avec quelques bonnes idées et beaucoup de bonnes intentions. Consolider des chiffres provenant de différentes sources, aider les collègues,, tenir compte des besoins de chacun... Et très vite, tout dérape car il s'agit d'un cycle sans fin, consommateur de temps et qui amène à un modèle qui devient ingérable.
C'est ce que nous appelons "Excel Hell".
C'est une réalité. Et vous êtes probablement en plein dedans.
Okay. Nous sommes passés par là. La bonne nouvelle est que nous savons comment vous aider à en sortir.
Un processus de gestion de la performance efficace et maîtriser avec TM1.
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