Avec TM1, vous aurez plus de temps pour l'analyse et d'autres activités utiles sans avoir à renoncer à Excel. Cubewise vous montrera comment.
Tiré avec l'autorisation du blog Apliqo du 17 avril 2020
1- Se concentrer sur les faits
Il est extrêmement important de comprendre les faits et les données qui sous-tendent COVID-19 pour vous aider à comprendre la pandémie et à vous y préparer en conséquence.
Malheureusement, il peut être difficile de garder l'esprit clair et de se concentrer sur les faits en temps de crise. Pour vous aider à y voir plus clair sur la pandémie COVID-19 (et sur toute autre crise à laquelle votre entreprise pourrait être confrontée à l'avenir), nous vous recommandons d'élaborer des fiches d'information/tableaux de bord afin de vous faire une idée plus précise de l'ampleur de la crise.
Pour COVID-19, il est évident qu'il faut commencer par suivre les cas confirmés du virus dans votre pays et dans tout autre pays où vous faites des affaires. N'oubliez pas de ventiler ces chiffres par État/région pour avoir une idée plus précise de la localisation du virus et de la manière dont il pourrait affecter vos activités.
Toutefois, il faut garder à l'esprit que bon nombre de ces chiffres sont des indicateurs de retard. Cela signifie qu'ils n'offrent pas d'aperçu de ce qui se passe actuellement, ni de ce qui est susceptible de se produire à l'avenir. Malheureusement, avec COVID-19 et la plupart des situations de crise, l'incertitude est la seule certitude.
2- Adopter la planification de scénarios
En tant que professionnels de la finance, l'un de nos plus grands défis est d'aider les organisations à préparer l'avenir. Malheureusement, même les plus grands départements financiers ne sont toujours pas équipés de boules de cristal nous permettant de voir 3, 6 ou 12 mois à l'avance.
La plupart des plans financiers traditionnels sont basés sur une prévision à point unique. L'analyse des tendances, qui constitue l'épine dorsale des prévisions traditionnelles, par exemple, repose sur l'hypothèse que l'avenir ressemblera probablement au passé.
Ce type de planification financière comporte d'innombrables pièges : elle est biaisée et ignore l'incertitude ; elle repose sur des dizaines d'hypothèses critiques (dont beaucoup sont enterrées dans des formules Excel), et elle procure un faux sentiment de sécurité et encourage la prise de décision en groupe.
C'est là qu'intervient la planification des scénarios : "L'esprit humain a du mal à prendre des décisions impliquant de l'incertitude. La planification de scénarios est un outil qui nous aide à prendre des décisions structurées dans des situations incertaines", explique Jack Alexander. Contrairement aux méthodes de planification traditionnelles, l'analyse de scénarios nous permet de saisir l'ensemble de la manière dont notre entreprise serait affectée dans certaines circonstances.
Les budgets et autres plans stratégiques traditionnels de votre arsenal financier ont tendance à fonctionner en se concentrant sur les changements de paramètres uniques comme les recettes, les coûts de production ou le cash-flow. L'analyse de scénarios, en revanche, consiste à présenter des scénarios détaillés et à essayer de brosser un tableau plus complet de la manière dont chaque scénario affecterait les principaux moteurs de votre entreprise.
"Dans le cas où l'on envisage une récession, par exemple, une analyse de scénario prendrait en compte les effets de la récession sur de multiples variables comme le volume unitaire, la tarification, la rotation du capital humain, la rémunération, et bien plus encore", déclare Jack Alexander.
Ce faisant, l'analyse de scénarios permet de mieux comprendre les performances de votre entreprise et la manière dont elle peut être affectée par des situations complexes et réelles.
Dans le cadre de la pandémie COVID-19, par exemple, les États-Unis pourraient être confrontés à une récession (comme c'est le cas dans de nombreuses autres régions qui, jusqu'à présent, ont connu une croissance économique lente et régulière). La planification de scénarios nous permet d'établir un plan de la manière dont une récession affecterait les principaux moteurs de notre entreprise, tels que le volume unitaire, les prix, la concurrence, la rotation du capital humain, les chaînes d'approvisionnement, la rémunération, et bien plus encore. Contrairement à d'autres méthodes de planification, l'analyse de scénarios nous permet de prévoir l'impact total qu'un scénario particulier aura sur notre entreprise.
En résumé, les étapes d'une analyse de scénario réussie sont les suivantes :
- Identifier les hypothèses clés qui sous-tendent nos prévisions et les présenter dans un modèle de planification solide.
- Développer un cas de base.
- Identifier et modéliser environ 3 à 7 scénarios alternatifs et estimer leur probabilité.
- Suivi des hypothèses critiques énumérées à l'étape 1 via un tableau de bord.
- Réduire et affiner les scénarios en fonction des événements.
Les meilleures pratiques pour intégrer l'analyse de scénarios dans vos processus de planification.
Il est essentiel d'intégrer l'analyse de scénarios dans votre planification. Cependant, il peut être difficile pour les planificateurs financiers de comprendre comment mettre en œuvre cette stratégie correctement.
C'est bien beau de réfléchir à un tas de scénarios potentiels, mais comment savoir lesquels sont vraiment prioritaires et comment s'y préparer correctement ?
Eh bien, nous recommandons de commencer par un cas de base. Ce peut être le scénario qui semble le plus probable sur la base d'une analyse des tendances. Veillez à identifier clairement les principales hypothèses qui sous-tendent cette projection, et indiquez également comment elle affecterait tous les facteurs clés de votre entreprise.
Ensuite, vous voudrez commencer à réfléchir à d'autres scénarios possibles. Pour ce faire, il est utile de travailler avec une équipe pluridisciplinaire de personnes, et pas seulement avec les membres de l'équipe financière de votre entreprise.
Pour chacun de ces nouveaux scénarios, vous aurez alors envie :
- Fournissez une description claire de l'événement et de sa probabilité.
- Mettez en évidence l'impact que ce scénario aurait sur les principaux moteurs de votre entreprise.
- Énumérez quelques indicateurs clés de l'événement qui s'est produit.
- Mettez en évidence un événement déclencheur clair qui marque le fait que l'événement est sur le point d'avoir lieu.
À partir de là, vous et votre équipe voudrez préparer des réponses de gestion détaillées pour chaque scénario. Il est essentiel que, pour chacun de ces scénarios, vous indiquiez les mesures que votre entreprise doit prendre avant, après et au moment de l'événement déclencheur.
N'oubliez pas que les scénarios que vous et votre équipe pouvez élaborer ne manquent pas. Afin de maximiser vos ressources, certains experts de l'Agence de promotion économique des Pays-Bas suggèrent aux entreprises de taille moyenne de s'en tenir à 3 ou 4 scénarios seulement. Shell, en revanche, encourage les dirigeants à élargir leur réflexion et même à envisager des scénarios qui pourraient sembler lointains.
Nous pensons que le nombre de scénarios auxquels vous vous préparez dépend en grande partie de la taille de votre organisation, de son envergure et de ses ressources. En général, nous recommandons de passer moins de temps sur les meilleurs et les pires scénarios, car ils ont tendance à être très évidents et n'encouragent pas vraiment votre équipe à sortir des sentiers battus.
3- Rappelez-vous que "L'argent est roi".
"Le cash-flow est la base de la création de valeur et le carburant pour l'exploitation et la croissance de votre entreprise", déclare Jack. En temps de crise, il est essentiel de comprendre la dynamique de la trésorerie de votre entreprise et d'identifier les moyens de la préserver.
Il existe essentiellement deux façons de contrôler les flux de trésorerie, et votre entreprise doit maîtriser les deux :
- Les projections indirectes de trésorerie, bien qu'elles ne soient pas idéales pour gérer les flux de trésorerie à court terme en temps de crise, sont un outil nécessaire pour communiquer avec les parties prenantes externes, les investisseurs ou les banques, en particulier si vous souhaitez augmenter votre ligne de crédit.
- Les projections directes de trésorerie sont très utiles pour gérer et évaluer les flux de trésorerie à court terme. Elles donnent un bon aperçu des flux de trésorerie de votre entreprise et des moyens de les améliorer. Les états de trésorerie directs sont également extrêmement intuitifs et ressemblent fortement à la façon dont vous gérez vos finances personnelles ou vos chéquiers de soldes.
Outre ces projections, votre équipe financière devra également suivre de près votre fonds de roulement (qui est presque toujours déterminé par les encaissements et les paiements) et établir des estimations de vos besoins en liquidités. Plus important encore, Jack recommande vivement d'estimer l'impact qu'une crise comme COVID-19 aura sur les revenus de votre entreprise.
"Même en période de prospérité, il est très difficile d'estimer avec précision les recettes", déclare Jack. Pour avoir une idée plus précise de la façon dont les revenus de votre entreprise seront affectés par une crise comme celle du Coronavirus, pensez à la nature de votre service ou produit, aux moyens de sa distribution et à la façon dont ses ventes peuvent être affectées (positivement ou négativement) dans chacun de vos scénarios.
